Pro usnadnění procesu žádání o dotace byl v roce 2009 nasazen elektronický systém eDotace.

Jedná se o veřejný webový portál umožňující po registrace žadatele vyplnění a podání žádosti o dotaci z vybraného fondu. V systému jsou implementovány žádosti pro všechny fondy, ze kterých lze žádat o dotaci. Každý fond je navíc rozdělen na oblasti podpory. V rámci každé oblasti podpory jsou implementovány elektronické formuláře. Formuláře obsahují validaci vstupních dat včetně počítání a kontrolu limitů čerpání. Po podání žádosti žadatelem je systémem žádost vytištěna.

Dalším modulem systému je systém pro zpracování žádostí určený pro oprávněné pracovníky ákazníka. Každý fond má definované oprávněné pracovníky. V případě, že žádost obsahuje chybné nebo neúplné údaje, je možné žádost vrátit žadateli k doplnění. Tato komunikace je plně elektronická, systém zasílá notifikační e-maily. Systém obsahuje možnost exportů všech údajů, tak aby bylo možné snadno vytvářet reporty dle potřeby.

Po ukončení termínu pro podávání žádostí následuje vyhodnocování žádosti. Systém obsahuje modul pro vyhodnocování. Vyhodnocování probíhá formou komisí a bodového hodnocení jednotlivých žádostí.

Úspěšní žadatelé jsou po skončení hodnocení vyrozuměni opět prostřednictvím systému. Následuje fáze přípravy smlouvy. V rámci systému žadatel doplní povinné údaje do smlouvy. Smlouva je zkontrolována pracovníky úřadu a přímo ze systému vytištěna.

Posledním modulem systému je modul kontroly čerpání, kdy pro každou žádost jsou hlídání termíny čerpání a zasílány informace o těchto termínech na jednotlivé pracovníky úřadu.

Přínosy řešení